KPIs logísticos: medir lo que importa (y lo que no)

En casi todos los almacenes se mide demasiado y se decide demasiado poco. Hay informes con 40 columnas que nadie lee, y a la vez nadie sabe responder a una pregunta sencilla: ¿este mes hemos servido mejor o peor que el anterior?

Este curso va de lo contrario: pocos indicadores, bien definidos, calculados con datos reales y usados para tomar decisiones. Todo con Excel y con un almacén de práctica completo que puedes descargar.

Métrica no es lo mismo que KPI

	Métrica	KPI
Qué es	Cualquier dato que se puede contar	Un indicador ligado a un objetivo
Ejemplo	“Hoy hemos preparado 2.300 líneas”	“OTIF del mes: 91,7 % (objetivo 95 %)”
Para qué sirve	Para saber qué ha pasado	Para saber si vamos bien y qué hay que corregir

Una métrica se convierte en KPI cuando tiene tres cosas: una definición exacta, un objetivo y un responsable que actúa cuando se sale de rango.

Los tres niveles de indicadores

Nivel	Quién lo mira	Frecuencia	Ejemplos
Estratégico	Dirección	Mensual	Coste logístico por pedido, OTIF, rotación
Táctico	Jefe de almacén / planificación	Semanal	Fill rate, roturas, exactitud de inventario, ocupación
Operativo	Responsable de turno	Diario	Líneas por hora, errores de preparación, dock-to-stock

Regla práctica: cada persona debería seguir entre 5 y 8 KPIs. Si son más, no los mira; si son menos, se le escapan cosas.

Las cinco familias que cubre este curso

1. Servicio al cliente: OTIF, fill rate, roturas, pedido perfecto.
2. Inventario: rotación, cobertura, stock inmovilizado, exactitud de inventario.
3. Almacén: productividad, exactitud de preparación, dock-to-stock, ocupación.
4. Transporte: puntualidad, llenado de vehículos, coste por palet.
5. Coste: coste logístico por pedido y por línea.

Esto es lo que habrás construido al terminar el curso: 20 KPIs mensuales calculados con fórmulas, con semáforo frente al objetivo y una línea de tendencia.

La ficha del KPI: el documento que nadie hace (y todos necesitan)

El problema número uno de los KPIs logísticos no es calcularlos, sino que cada departamento los calcula distinto. Comercial dice que el OTIF es del 97 % y logística dice que del 91 %… y los dos tienen razón, porque no miden lo mismo.

Para cada KPI, rellena esta ficha antes de calcularlo:

Campo	Ejemplo: OTIF
Definición	% de pedidos entregados en la fecha comprometida y con todas las cajas pedidas
Fórmula	Pedidos a tiempo y completos / pedidos totales del mes
Unidad de medida	Pedido (no línea, no caja)
Fecha de referencia	Fecha de pedido del cliente
“A tiempo” significa	Entregado como tarde el día comprometido
Excepciones	Ninguna (un pedido aplazado por el cliente cuenta con la nueva fecha)
Fuente de datos	Tablas Pedidos y Líneas del ERP
Objetivo	≥ 95 %
Responsable	Jefe de almacén
Frecuencia	Semanal (seguimiento) y mensual (informe)

El matiz que cambia todo: si mides el OTIF por líneas en vez de por pedidos, el número sube varios puntos, porque un pedido con 6 líneas falla si una sola llega incompleta. Ninguna de las dos formas es “la buena”; lo importante es elegir una y no cambiarla.

Cinco errores que hacen que un KPI mienta

1. Medir promedios que esconden problemas. Un OTIF medio del 92 % puede ser 99 % con un cliente y 70 % con otro.
2. Cambiar la definición a mitad de año. La tendencia deja de tener sentido.
3. No guardar el histórico. Sin los meses anteriores no sabes si mejoras o empeoras.
4. Objetivos sin justificar. “Al 100 %” no es un objetivo, es un deseo. Más adelante verás cómo fijarlos.
5. Medir sin actuar. Si un KPI lleva tres meses en rojo y nadie ha hecho nada, sobra.

El almacén de práctica

Descarga el archivo de datos de esta lección. Es un almacén de distribución ficticio (alimentación, bebidas, droguería, higiene y menaje) con seis meses de actividad: más de 2.500 pedidos, 12.500 líneas, recuentos, productividad por operario, recepciones, expediciones y costes.

Los datos están conectados entre sí: cuando falta stock aparecen roturas, las roturas hacen pedidos incompletos y los pedidos incompletos bajan el OTIF. Y esconden varias historias que irás descubriendo con los KPIs, igual que harías en un almacén real.

Tarea: abre el archivo, recorre las hojas con la “Léeme” al lado y escribe la ficha de tres KPIs que te gustaría tener en tu trabajo. En la siguiente lección preparamos los datos.