De los KPIs a la acción: Pareto, causa raíz y reunión de KPIs (con IA)

Hasta aquí has aprendido a medir. Esta lección va de lo que de verdad importa: qué haces cuando un KPI se pone rojo. Es lo que diferencia un cuadro de mando decorativo de uno que mejora el almacén.

1. Pareto de incidencias: ataca primero lo que más pesa

Cuenta todas las incidencias del periodo por tipo, ordénalas de mayor a menor y acumula el porcentaje:

Nº           =CONTAR.SI.CONJUNTO(Lineas[Incidencia];$B6)+CONTAR.SI.CONJUNTO(Pedidos[Incidencia transporte];$B6)
% del total  =C6/SUMA($C$6:$C$10)
% acumulado  =SUMA($C$6:C6)/SUMA($C$6:$C$10)

Qué dicen los datos: tres causas explican el 88 % de las incidencias: roturas de stock (39 %), errores de preparación (26 %) y retrasos del transporte (22 %). Las otras dos (daños en almacén y en ruta) suman el 12 %.

La regla de Pareto aplicada a la mejora: con un equipo limitado, ataca las dos o tres primeras barras. Mejorar un 50 % la primera vale más que eliminar del todo la última.

Para hacer el gráfico: selecciona las columnas Incidencia, Nº y % acumulado e inserta un gráfico combinado (Insertar → Gráfico combinado): columnas para el número y línea en el eje secundario para el acumulado, con el máximo fijado en 100 %.

2. Los 5 porqués: de la incidencia a la causa raíz

Para cada barra grande del Pareto, pregunta “¿por qué?” hasta llegar a algo que se pueda cambiar. Con los datos del curso:

¿Por qué…?	Respuesta
…cayó el OTIF en marzo?	Porque el 17 % de los pedidos salieron incompletos
…salieron incompletos?	Por roturas de stock de bebidas
…hubo roturas?	Porque las reposiciones de Bebidas del Norte llegaron con semanas de retraso
…no lo vimos venir?	Porque no medimos la puntualidad de los proveedores
…no la medimos?	Porque compras no tiene ningún KPI de proveedores

Causa raíz: falta un indicador de puntualidad de proveedores. Acción: crearlo, revisarlo cada semana y fijar una alerta cuando la cobertura de un artículo A baje de 10 días.

Señal de que has llegado a la causa raíz: la respuesta es un proceso que puedes cambiar, no una persona a la que culpar.

3. La reunión de KPIs de 15 minutos

Un cuadro de mando sin reunión es un fondo de pantalla. Este formato funciona en almacenes de cualquier tamaño:

Minuto	Qué se hace
0-3	Repaso del cuadro de mando: solo los KPIs en rojo o ámbar
3-10	Para cada uno: ¿cuál es la causa? (con el desglose ya preparado)
10-14	Acciones: qué, quién y para cuándo
14-15	Revisión de las acciones de la semana anterior: ¿se hicieron? ¿funcionaron?

Reglas de oro:

• Misma hora, mismo día, de pie delante del cuadro.
• Los datos se preparan antes: en la reunión se decide, no se calcula.
• Cada acción tiene un solo responsable y una fecha.
• Si una acción no mejora el KPI en dos o tres semanas, se revisa.

Plantilla del plan de acción

KPI	Valor	Causa	Acción	Responsable	Fecha	Estado
OTIF marzo	80,3 %	Roturas de Bebidas del Norte	Reunión con proveedor y stock de seguridad +5 días	Compras	25/03	Hecho
Errores de preparación abril	1,1 %	Incorporación sin formación	Plan de 2 semanas con tutor + verificación con escáner	Jefe de almacén	30/04	En curso

4. La IA como analista

La IA no ve tus datos (ni debe ver datos personales o confidenciales), pero sí puede ayudarte a interpretar un resumen. Copia la tabla de KPIs, sin nombres de clientes ni de personas, y prueba este prompt:

Eres jefe de operaciones de un almacén de distribución.
Esta es la evolución de mis KPIs de enero a junio (pego la tabla).
Los objetivos están en la columna Objetivo.
1. Resume en 5 puntos qué ha pasado en el semestre.
2. ¿Qué KPIs están relacionados entre sí? Explica las posibles causas comunes.
3. Propón 3 acciones concretas, ordenadas por impacto.
4. ¿Qué datos adicionales necesitarías para confirmar tus hipótesis?

La cuarta pregunta es la más útil: la IA te dirá qué desglose hacer a continuación. Pero recuerda que trabaja con lo que le das: las conclusiones las validas tú con los datos.

Tarea: con el cuadro de mando, prepara una reunión de KPIs de junio: elige los dos indicadores más preocupantes, busca su causa con un desglose y escribe dos acciones con responsable y fecha. Si quieres, pásale la tabla a la IA y compara sus conclusiones con las tuyas.