Almacén: productividad, errores de preparación, dock-to-stock y ocupación

Estos son los indicadores que un responsable de turno mira cada día. Miden cómo trabaja el almacén por dentro: a qué ritmo, con qué calidad y con cuánto espacio.

1. Productividad de preparación (líneas por hora)

Productividad = Líneas preparadas / Horas de preparación

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Productividad[Líneas preparadas];Productividad[Mes];D$5)
 /SUMAR.SI.CONJUNTO(Productividad[Horas de preparación];Productividad[Mes];D$5)

Suma primero, divide después. No hagas la media de la columna “Líneas por hora”: un operario que trabajó 20 minutos pesaría lo mismo que uno que trabajó 7 horas. Es el error más común en este KPI.

¿Líneas, cajas, pedidos o kilos?

Unidad	Úsala cuando…
Líneas	Picking de artículos variados (es la más habitual y comparable)
Cajas o unidades	Picking de pocas referencias con mucha cantidad
Pedidos	Pedidos muy homogéneos (e-commerce de 1-2 artículos)
Kilos o palets	Operaciones de carga y descarga

Lo que nunca debe faltar: medir horas reales de preparación, no horas de presencia. Si un operario pasa la mañana descargando camiones, esas horas no van a la productividad de picking.

2. Exactitud de preparación

Exactitud de preparación = 1 − Líneas con error / Líneas preparadas

Un 99,5 % parece excelente… hasta que lo traduces: con 2.000 líneas al mes, son 10 clientes que reciben algo que no pidieron. Por eso este KPI se mide con dos decimales.

Qué dicen los datos

En abril la productividad cae de 58 a 49,7 líneas/hora y los errores pasan del 0,5 % al 1,1 %. ¿Ha empeorado todo el equipo? Desglosa por operario:

=SI.ERROR(SUMAR.SI.CONJUNTO(Productividad[Líneas con error];Productividad[Operario];$B24;Productividad[Mes];4)
 /SUMAR.SI.CONJUNTO(Productividad[Líneas preparadas];Productividad[Operario];$B24;Productividad[Mes];4);"-")

El problema tiene nombre y fecha: Marta empieza en abril, con un 3,8 % de errores y un ritmo de unas 35 líneas/hora. En mayo baja al 1,9 % y en junio ya trabaja como el resto (0,2 %).

La conclusión no es “Marta lo hace mal”. Es que el proceso de incorporación no funciona: una persona nueva tardó dos meses en alcanzar el nivel del equipo, y por el camino generó errores que acabaron en descuadres de inventario (lección 4) y en pedidos no perfectos. Las acciones correctas son de proceso: formación con un compañero las dos primeras semanas, empezar por zonas de artículos A y X (más fáciles), y verificación con escáner.

3. Dock-to-stock

Qué mide: cuánto tarda la mercancía desde que el camión descarga hasta que está ubicada y disponible en el sistema.

Dock-to-stock medio (horas)       =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Recepciones[Horas hasta ubicar];Recepciones[Mes];D$5)
Recepciones ubicadas en < 24 h    =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Recepciones[Ubicado en menos de 24 h];Recepciones[Mes];D$5)

Es el KPI más olvidado y uno de los más importantes: mientras la mercancía está en el muelle, para el sistema no existe. Puedes tener una rotura con el producto a diez metros.

En abril el dock-to-stock sube a 9,6 horas (objetivo 6). ¿Coincidencia? En abril llegaron de golpe 25 recepciones atrasadas de Bebidas del Norte, con un equipo que además estaba formando a una persona nueva.

Mide también el percentil, no solo la media. Una media de 6 horas puede esconder recepciones de 30 horas. El indicador “% ubicado en menos de 24 h” te protege de eso.

4. Ocupación del almacén

Ocupación = Posiciones ocupadas / Posiciones totales

Ocupación	Qué pasa
< 70 %	Pagas espacio que no usas
75-85 %	Zona eficiente
> 85-90 %	Empiezan las ineficiencias: ubicaciones provisionales, pasillos ocupados, más tiempo buscando

En junio el almacén llega al 91,6 %: el stock se ha subido para el verano (la cobertura pasa a 19 días, lección 3). Es el momento de liberar huecos, empezando por el stock inmovilizado de Navidad.

Tarea: calcula la productividad por operario y mes (el mismo SUMAR.SI.CONJUNTO con una condición más). ¿Quién es el más rápido? ¿Coincide con quien comete menos errores? Velocidad y calidad hay que mirarlas siempre juntas.